お世話になっております。
早速ですがタイトルについて
2024年1月から実質的にスタートします。
インボイスと違って、準備を進めている事業者さんはまだ少数だと思いますが、何をすればよいか？を中心に書かせて頂きます。
まず、改正電子帳簿保存法では①電子帳簿保存②スキャナ保存③電子取引データ保存について定められていますが、①と②は任意となっており、③は義務となっています。①②についてはハードルも高く任意であるため、今回は③について触れさせて頂きます。
そもそも電子取引データとは、取引情報を記載した文書で、紙ではなく電子データでやりとりしたものを電子取引データを言います。（例：領収書・請求書・注文書・契約書・見積書・ECサイトの請求書・納品書）
このような電子取引データは印刷して紙で保存ではなく、電子データの状態で保存することが必要になります。
ポイントは保存の方法になりますが、パソコンにPDFで保存しておけばいいというわけではなく、ルールに沿って保存が求められています。
電子取引データの保存4つのルール
①システムのマニュアルや手順書が備え付けれられている
②ディスプレイやプリンタ、アプリなどが用意され、いつでもデータを確認できる
③日付や取引金額、取引先で検索できる
④改ざん防止のための措置がとられている
①と②はなんとかなりそうですが、一方、戸惑うのは③と④です。
③については、専用ソフトを導入するとか、保存するファイル名に必要事項を記載して、フォルダの検索機能を利用する又はファイルと関連付けた索引簿を作成するなどで対応するように言われていますが、これも簡単ではないです。しかし、一定のダウンロードの求めに応じる事業者で、判定期間の売上高が5000万円以下または税務職員等の求めに応じて整理等された出力書面の提示・提出ができる場合は③は免除されます。
④は次のいずれかの対応が必要です。
①受け取る書類についてタイムスタンプが付与された後の書類を受け取る。
②発行する書類について速やかにタイムスタンプを付す
③対応したシステムを利用する。（データの訂正・削除が記録されるシステム、または、訂正・削除ができないシステム）
④不当な訂正・削除の防止に関する事務処理規定を整備・運用する。
手軽に取り組めるのは、上記③ もしくは④の対応策になるでしょうか。
弊所では③のシステムについて、お客様については無償て提供する予定でおります。ご希望のお客様については、ご連絡お願いします。